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Management by Walking Around – Wie Sie sich diese Management Methode im Zoll zu nutzen machen können?

Ich war sehr überrascht, als ich vor kurzem einen Artikel über die Projektmanagement-Methode „Management by Walking Around“ gelesen habe.

Nicht nur im Projektmanagement oder als Führungskraft ist es wichtig auf dem aktuellsten Stand der Dinge im Handeln seiner Teammitglieder zu sein. Ebenso wichtig finde ich, als Zollmanager zu wissen was im Unternehmen gerade passiert.

Wie stelle ich das am besten an? Da wir als Zollmanager, in der Regel, keine Weisungsbefugnis über die gesamten Supply Chain haben, sind regelmäßige Besprechungen nicht möglich.  Aus diesem Grund es wichtig, seine Informationen auf anderen Wegen zu besorgen. Dies gelingt mittels regelmäßiger Gespräche und Präsenz mit den relevanten Abteilungen und Mitarbeitern, die in die Zollprozesse involviert sind. Damit meine ich nicht die eigenen Zollkollegen, sondern die Kollegen im Tagesgeschäft, die in die Zollprozesse eingebunden sind. Das können z. B. der Vertrieb, das Produktmanagement, das Lager usw. sein.

Was ist Management by Walking Around?


Management by Walking Around ist eine anerkannte Führungstechnik im Management. Kurz MBWA! Die Führungsebene sucht den nahen Kontakt mit seinen Mitarbeitern. So erfährt er wichtige Themen aus dem Tagesgeschäft aus erster Hand und bleibt schlicht weg am Puls der Zeit. Der Austausch seines Teams findet nicht nur in getakteten Besprechungen statt, sondern hierarchieübergreifend.

Nutzen von Management by Walking Around für den Zoll-/Exportmanager

In der Regel haben Sie als Zollmanager keine Weisungsbefugnis über Ihre betroffenen Kollegen, die Zollthemen in Ihrem Unternehmen ausführen. Zudem sitzen die ausführenden Mitarbeiter im ganzen Unternehmen verstreut, da in der Regel die gesamte Lieferkette und somit mehrere Abteilungen betroffen sind. Deshalb ist für mich ein persönlicher Kontakt besonders wichtig. Nur so erkennen Sie die Praxisprobleme im Tagesgeschäft. Betroffene Mitarbeiter lernen Sie kennen und spüren das Sie Interesse an Ihren Aufgaben und Problemen haben. Sie zeigen sich als „echte“ Person und bauen eine Beziehung zu anderen Mitarbeitern auf. Sie schaffen sich eine positive Präsenz, die Ihnen hilft dass Mitarbeiter aktiv auf Sie zukommen und können eine bessere und aktivere Zusammenarbeit bewirken. Sie werden greifbar und sind nicht nur der Zollmanager, den keiner kennt. Sie können Ideen und Vorschläge sofort aufnehmen.

Mitarbeiter schätzen den direkten Kontakt, besonders weil wir in einer Email Arbeitswelt leben, in der man nur noch selten den Telefonhörer zur Hand nimmt und noch seltener  das persönliche Gespräch mit Kollegen sucht.

Wie lässt sich Management by Walking Around in Ihrer Arbeitsroutine umsetzten?
  • Finden Sie für sich eine Routine: Setzten Sie sich keine geregelten Zeitpläne, sondern versuchen Sie immer wieder Ihre Kollegen anzutreffen.
  • Bauen Sie eine Beziehung zu Ihren Arbeitskollegen auf: Versuchen Sie auf Ihre Kollegen einzugehen und Ihr Vertrauen zu gewinnen. Z. B. in dem Sie reden, fragen und zuhören.
  • Geben Sie Ihren Kollegen das Gefühl der Gemeinschaftlichkeit: Laufen Sie nicht nur durch die Gänge und fragen Sie Ihre Kollegen aus. Schaffen Sie einen gegenseitigen Austausch. Zeigen Sie Ihren Kollegen das Sie an einer Zusammenarbeit interessiert sind und mit Ihnen zusammen die Probleme beheben und Lösungsansätze erarbeiten möchten.
  • Machen Sie sich präsent: Nur wenn Ihre Kollegen wissen, wer Sie sind und für was Sie zuständig sind, können diese Ihre Zuständigkeit einordnen und werden Sie, bei Themen für die Sie zuständig sind, kontaktieren.
Fazit

So banal dieser Artikel auch scheinen mag. Meine Erfahrung sagt mir was anderes. Oft konnte ich sehen, dass das Wissen des Managements vom Tagesgeschäft weit entfernt ist. Entscheidungen werden getroffen, ja klar. Diese doch meist nicht im Sinne ihrer Mitarbeiter, da das Verständnis des Tagesgeschäftes fehlt. So verhält es sich ebenfalls zum Zollmanager. Oft fehlt das Wissen über die tatsächlichen Abläufe, Routinen, Probleme und Unwissenheit der einzelnen Kollegen, die das Tagesgeschäft erledigen. Sie werden erstaunt sein wie viel Sie erfahren, wenn Sie den direkten Kontakt suchen. Ebenfalls werden Sie erstaunt sein, wie Ihre Kollegen den Kontakt zu Ihnen suchen werden. Denn wird erkannt, dass man Interesse an Ihrem Handeln hat und Probleme in Ihrem Sinne lösen möchte, ist eine gute Zusammenarbeit garantiert.

Zoll – ABC

Das Zoll – ABC soll eine Ansammlung wichtiger Zollbegriffe und deren Erläuterung sein.

Über Informationen bezüglich fehlender Begriffe würde ich mich sehr freuen.

In der heutigen Veröffentlichung starte ich mit allen Begriffen, die mir eingefallen sind, mit A.

Ausfuhrbegleitdokument (ABD)

Nach Abgabe der elektronisch übermittelten Ausfuhranmeldung, wird die Ware von der Ausfuhrzollstelle überlassen. Sobald dieser Status eingetroffen ist, erhält der Ausführer automatisch das Ausfuhrbegleitdokument. Ohne das ABD darf die Ware nicht exportiert werden. Das ABD muss an der Ausgangszollstelle vorgelegt werden, so dass die Ausfuhr vollständig abgeschlossen wird.

Ausgangsvermerk (AGV)

Elektronisch übermittelte Bestätigung der Ausgangszollstelle, dass der Ausfuhrvorgang abgeschlossen wurden. Mit Erhalt des AGV´s wird das Ausfuhrverfahren zoll- und umsatzsteuerrechtlich abgeschlossen. D. h. Der AGV kann als Nachweis für die Umsatzsteuer herangezogen werden.

Allgemeine Ausfuhrgenehmigung

Sonderform von Ausfuhrgenehmigungen, für die kein Antrag beim BAFA gestellt werden muss. Die Anwendung ist von bestimmten Kriterien anhängig (bspw. Art und Verwendungszweck der Güter, Bestimmungsland) und Bedarf einer Registrierung beim BAFA.

Anschreibeverfahren

Zollseitig bewilligte Vereinfachung im Ausfuhrverfahren. Die Ausfuhrformalitäten gegenüber der Ausfuhrzollstelle können in den Geschäftsräumen des Ausführers (oder den zugelassenen Verladeorten) durch buchmäßige Erfassung (Anschreibung) der Ausfuhrlieferungen erfolgen. Die bewilligten Waren sind von der Anzeigepflicht gegenüber der Ausfuhrzollstelle befreit.

ATLAS

ATLAS bedeutet, Automatisiertes Tarif- und Lokales Zollabwicklungssystem. Darunter versteht man das aktuelle IT-Verfahren, dass eine automatisierte Abfertigung und Überwachung des grenzüberschreitenden Warenverkehrs gewährleistet.

A.TR

Die Warenverkehrsbescheinigung gewährt einen zollfreien Warenverkehr innerhalb der Zollunion zwischen der EU und der Türkei. Die A.TR wird deshalb auch Freiverkehrsschein genannt.

Ausfuhr

Das Verbringen von Gemeinschaftswaren (Waren des zollrechtlich freien Verkehrs) aus dem Zollgebiet der Gemeinschaft in fremde Wirtschaftsgebiete.

Ausfuhranmeldung

Zollanmeldung für Ausfuhrwaren, die elektronisch (ATLAS) an die Ausfuhrzollstelle abgegeben werden muss.

Ausfuhrgenehmigung

Genehmigung des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) über die Durchführung von Ausfuhren in Länder außerhalb des Zollgebiets der EU, die Verboten und Beschränkungen aufgrund der einschlägigen Rechtsvorschriften unterliegen (bezogen auf Güter, Länder und Personen).

Ausführer

Zollrechtlicher Status der Person, in deren Namen die Ausfuhranmeldung abgegeben wird und die zum Zeitpunkt der Anmeldung Vertragspartner des Empfängers im Drittland ist. Zudem muss der Ausführer befugt sein über das Verbringen der Ware an einen Bestimmungsort außerhalb des Zollgebietes zu bestimmen.

Ausfuhrkontrolle

Im Rahmen der Ausfuhrkontrolle ist es zu prüfen, ob die Ausfuhr oder Verbringung eines Gutes oder eines Services genehmigungspflichtig und genehmigungsfähig ist.

Ausfuhrliste

Güterliste, die als Anlage zur Außenwirtschaftsverordnung den Umfang der nationalen Genehmigungspflichten für Rüstungsgüter und Güter mit doppeltem Verwendungszwecke „Dual-Use“-Güter) regelt.

Ausfuhrverfahren

Zollverfahren des Unionszollkodex (UZK) für das Verbringen von Gemeinschaftswaren aus dem Zollgebiet der Gemeinschaft in fremde Wirtschaftsgebiete unter Einhaltung von Förmlichkeiten gegenüber der Zollverwaltung.

Ausfuhrzollstelle

Zuständiges (Binnen-) Zollamt des Ausführers oder dessen zollrechtlichen Vertreters und ggf. weiterer in die Geschäftsvorfälle eingebunden zugelassenen Verpackungs- und Verladeorte.

Ausgangszollstelle

Grenzzollstelle auf dem Zollgebiet der Gemeinschaft, über die die Ausfuhrwaren in fremde Wirtschaftsgebiete verbracht werden.

Außenwirtschaft

Die Außenwirtschaft umfasst den grenzüberschreitenden Handel eines Landes. D. h. es beinhaltet den Im- und Export, sowie Dienstleistungen und den Kapitalverkehr.

Außenwirtschaftsrecht

Grundsätzlich ist der Warenverkehr zwischen den einzelnen Ländern frei. Nichtsdestotrotz beinhaltet das Außenwirtschaftsrecht zahlreiche Vorschriften, die sich mit der Sicherheit innerhalb der Außenpolitik, der Wirtschaftspolitik und mit der Handelspolitik beschäftigt.

Außenwirtschaftsgesetz (AWG) und Außenwirtschaftsverordnung (AWV)

Innerhalb des AWG und des AWV finden Sie die wichtigsten nationalen Vorschriften für die Außenwirtschaft.

Air Waybill (AWB)

Luftfrachtbrief. Der Luftfrachtbrief beinhaltet alle übermittelten Produkte/Waren, die per Luftfracht transportiert wurden. Der Frachtbrief kann als Nachweis für UST (Umsatzsteuerzwecke) herangezogen werden.

Dual-Use-Güter

Güter und Technologien, die sowohl für zivile als auch für militärische Zwecke Anwendung finden können und einer Genehmigungspflicht unterliegen. Die Güter sind in der sog. EG-Dual-Use-Verordnung gelistet.

EFTA (European Free Trade Association

Europäische Freihandelzone, die folgende Mitglieder beinhaltet: Island, Norwegen, Schweiz und Lichtenstein.

EG-Dual-Use-Verordnung

EG-Verordnung Nr. 428/2009, die Genehmigungspflichten für Güter und Technologien mit doppeltem Verwendungszweck (siehe Dual-Use-Güter) regelt. Die Güter sind in einer Güterliste als Anhang zur Verordnung aufgelistet. Der Anhang ist nahezu identisch mit Teil 1 Abschnitt C der deutschen Ausfuhrliste.

Embargos

Verbote und Beschränkungen im Außenwirtschaftsverkehr, bezogen auf bestimmte Länder oder Personen, ggf. i.V.m. definierten sanktionierten Wirtschaftsbereichen oder Gütern.

Verbringungsgenehmigung

Genehmigung des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) über die Durchführung von innergemeinschaftlichen Lieferungen in EU-Mitgliedsstaaten aufgrund der einschlägigen Rechtsvorschriften unterliegen (in der Regel bezogen auf gelistete Güter).

Verladeort

Ort (Lager) an dem die Ware verpackt und zum Versand dem abholenden Spediteur bereit gestellt wird.

Zollrechtlicher Vertreter

Eine durch den Ausführer schriftlich bevollmächtigte Person, die die Förmlichkeiten des Ausfuhrverfahrens gegenüber der Ausfuhrzollstelle im Namen des Ausführers durchführt („direktes“ Vertretungsverhältnis gem. Art. 5 ZK).

Zollbeschau

Gestellung der Ausfuhrwaren zur Beschau bei der zuständigen Ausfuhrzollstelle oder (auf Antrag) an weiteren zugelassenen Verpackungs- und Verladeorten.

Zugelassene Verpackungs- oder Verladeorte

In der Bewilligung zum vereinfachten Ausfuhrverfahren genannte Orte, an denen die gewährten Vereinfachungen im Anschreibeverfahren bei der Ausfuhr von Waren angewendet werden dürfen.

Zugelassener Ausführer

Vereinfachtes Zollverfahren mit teilweiser Befreiung von Zollformalitäten gegenüber den eingebundenen Zollstellen gem. den Auflagen der diesem Verfahren zugrunde liegenden Bewilligung des Hauptzollamtes.

 

Zollkalender 2019

Zum Jahresabschluss würde ich Ihnen gerne eine Kalendervorlage für 2019 zur Verfügung stellen.

Planen Sie Ihr Jahr 2019 mit Ihren wichtigen Zollterminen, wichtigen Projekten oder mit Ihren Urlaubsplänen. Verschaffen Sie sich einen kleinen Überblick über Ihr neues Jahr 2019.

Ich wünsche Ihnen frohe Weihnachten und einen guten Rutsch ins neue Jahr.

Lieferantenerklärung 2019

Meist wird mit der Anforderung der Lieferantenerklärungen für das zukünftige Kalenderjahr im Dezember des Vorjahres begonnen. Lieferanten werden frühzeitig informiert, so dass zum Jahresanfang alle benötigten Lieferantenerklärungen zur Dokumentation, Kumulierung oder zur Ausstellung weiterer Präferenz- und Ursprungsnachweise vorliegen.

Es gibt zwei Arten von Lieferantenerklärungen:
Einzellieferantenerklärung: Ausstellung zu jeder Warenlieferung
Langzeit-Lieferantenerklärung: Einmalige Ausstellung für alle Warenlieferungen innerhalb eines maximalen Gültigkeitszeitraumes von zwei Jahren.

Seit 14. Juni 2017 ist die unterjährige Ausstellung von Lieferantenerklärungen wieder möglich.

Je nach Wechsel des Waren- und Präferenzursprungs Ihrer Produkte muss die korrekte Variante der Lieferantenerklärung, für Ihr Unternehmen, gewählt werden.

In der Regel werden Lieferantenerklärung innerhalb der Europäischen Union (EU) genutzt, um den Präferenzstatus und wenn gewünscht den handelspolitischen Ursprung zu bescheinigen. Eine Lieferantenerklärung wird vom Unternehmen unterzeichnet und muss nicht von der IHK beglaubigt werden.

Lieferantenerklärungen werden benötigt um,
– Präferenznachweise bei der Zollstelle zu beantragen.
– Ursprungsnachweise bei der IHK zu beantragen
– Ursprungserklärungen auf der Rechnung abzugeben.
– Folge-Lieferantenerklärungen ausstellen zu können.

Eine gesetzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer Lieferantenerklärung besteht nicht. Sofern Lieferantenerklärungen für Ihre Unternehmensaktivitäten wichtig sind, sollte Ihr Lieferant zur Ausstellung der Lieferantenerklärung vertraglich verpflichtet werden.

Jede eingehende Lieferantenerklärung sollte auf formale Richtigkeit überprüft werden, um die Gültigkeit der Erklärung zu gewährleisten.

Gültigkeit einer Langzeitlieferantenerklärung

Langzeitlieferantenerklärungen sind maximal 2 Jahre gültig. Seit 14. Juni 2017 ist die unterjährige Ausstellung wieder möglich. Das heißt, eine Lieferantenerklärung kann sowohl über einen vergangenen als auch über einen zukünftigen Zeitraum ausgestellt werden.

Wortlaut der Lieferantenerklärung

Der Wortlaut einer Lieferantenerklärung ist in der Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 für Warenlieferungen innerhalb der Europäischen Union geregelt.

Genauere Details und eine Auflistung aller Lieferantenerklärungen mit dem dazugehörigen Wortlaut finden Sie unter „zoll.de – Unternehmen – Fachthemen – Warenursprung und Präferenzen – Präferenzen – Lieferantenerklärungen – Wortlaute von Lieferantenerklärungen“.

Welche Handelsabkommen gibt es?

Eine Liste der aktuellen Handelsabkommen finden Sie unter „WuP online – Übersichten – Präferenzregelung der Europäischen Union / Gemeinschaft“.

Die letzte Änderung des möglichen Länderkreises war 2017, und beinhaltete das Abkommen zwischen der EU und Kanada (CETA). Seit September 2017 war das Abkommen anwendbar. Die Verwendung auf der Liefererklärung war bereits ab Januar 2017 möglich.

Neue Abkommen sind erst ab 2019 zu erwarten. In diesem Fall handelt es sich um die Abkommen mit Japan, Singapur und Vietnam.

Lieferantenerklärung 2019 und der Brexit!

Ein endgültiges Vorgehen kann erst nach finaler Entscheidung, in welcher Form der Austritt des Vereinigten Königreiches (UK) aus der EU stattfinden soll, wiedergegeben werden. Aus diesem Grund sind die nachfolgenden Ausführungen eine unverbindliche Einschätzung meinerseits:

  • Nach Brexit ist das Vereinigte Königreich kein Mitglied der EU mehr. D. h. Britische Ursprungswaren, die in die EU geliefert werden, sind keine EU-Waren mehr. Das kann folgen für ihre Präferenzkalkulation mit sich bringen. Produkte mit Präferenzstatus könnten diesen verlieren. Das heißt für Sie, frühzeitig ihre Präferenzkalkulation und Ihre Lieferkette prüfen.
  • Langzeit-Lieferantenerklärungen, die für Britische Ursprungswaren ausgestellt wurden müssen nach dem Brexit widerrufen werden.
  • UK kann erst wieder als Präferenzland aufgenommen werden, wenn ein Freihandelskommen zwischen der EU und der UK vereinbart wird. Bis dahin muss die UK als Drittland behandelt werden.

 

 

 

Zoll und Exportkontrolle: Feind oder strategischer Partner?

Wenn wir an Zoll- oder Exportkontrollthemen denken, denken wir an Gesetze, komplizierte Abläufe, Anforderungen oder sogar Handelshemmnisse. Doch warum denken wir immer negativ? Vielleicht versuchen Sie Zoll- und Exportkontrolle in das Tagesgeschäft mit einzubinden. Trauen Sie Zoll- und Exportkontrolle mehr zu, als nur Restriktionen und komplizierte Prozesse. Binden Sie die Themen und Verantwortlichen in neue Prozesse und Entscheidungen mit ein. Vertrauen Sie uns! Entwickeln Sie Zoll und Exportkontrolle zum strategischen Partner und profitieren Sie von mehr positiven Möglichkeiten.

Wo soll das Zoll- und Exportkontrollteam sitzen?

Hier gibt es keine Patentlösung. Vielmehr spielt die Größe und Komplexität des Unternehmens, ihr globales Handeln, die Empfindlichkeit Ihrer Produkte und die Vermarktungswege eine große Rolle. Wichtig ist die Möglichkeit der schnellen Reaktion und Einbindung der Zoll- und Exportkontrollthemen in das Tagesgeschäft. So könnte z. B. die Eingliederung der Teams in die Compliance Struktur eine Möglichkeit sein. Ebenso die direkte Verbindung zur Geschäftsleitung kommt in Frage. Wichtig ist das operative Entscheidungen und die Aufsichtspflicht voneinander getrennt sind, so dass keine Interessenskonflikte entstehen.

Wie binde ich Zoll und Exportkontrolle in die operativen Geschäfte mit ein?

Zu aller erst sollten Zoll und Exportkontrolle fest im Unternehmen verankert sein. Das heißt, die Aufnahme der Themen in die Unternehmensstrategie und –philosophie. Nur wenn im Unternehmen die Wichtigkeit und Zusammenarbeit von Führungspersonen vorgelebt wird, treffen die Themen auf Akzeptanz in den operativen Abteilungen. Zudem sollten Zoll und Exportkontrolle in Unternehmensentscheidungen mit einbezogen werden. Standortwechsel, Produktverlagerungen, Produktneuaufnahmen, Lieferantenwechsel …. Sie finden Zoll und Exportkontrollthemen innerhalb der gesamten Wertschöpfungskette. Regelmäßige Schulungen, Verbesserungsworkshops oder regelmäßige Email-Informationen an die betroffenen Mitarbeiter helfen die Sinne zu schärfen und die Mitarbeiter zu sensibilisieren.

Wie wird Zoll und Exportkontrolle zum strategischen Partner?

Halten Sie Ihr Zoll- und Exportkontrollteam nicht vom Tagesgeschäft fern. Zoll- und Exportkontrollmitarbeiter sollten das Tagesgeschäft Ihres Unternehmens verstehen. Es soll das Bewusstsein geschaffen werden, dass es nicht nur um Gesetzte, Anforderungen und stupide Abwicklung geht. NEIN! Es soll verstanden werden das Zoll und Exportkontrollthemen in das Tagesgeschäft mit einfließen können und die Verbindung einen reibungslosen Ablauf auf beider Seiten bewirkt.

Verteilen Sie Projekte an Ihr Zoll- und Exportkontrollteam in Kombination mit Ihren operativen Abteilungen. Lassen Sie Ihr Zoll- und Exportkontrollteam die Prozesse kennenlernen und bilden Sie z. B. KAIZEN Projekte. Wie verbessere ich einen Prozess, um auf beiden Seiten das Bestmöglichste herauszuholen, um alle Parteien zufrieden zu stellen.  

FAZIT:

Schärfen Sie die Sinne ihrer Mitarbeiter und erweitern Sie das Denken der Möglichkeiten. Lassen Sie kein Scheuklappendenken zu und vereinen Sie Gesetzte mit operativem Handeln. Schaffen Sie eine Zusammenarbeit der Abteilungen und somit die Integration von Pflicht und Tagesgeschäft. Sensibilisieren Sie beide Seiten. Das operative Geschäft, sowie Ihre Zoll und Exportkontrollmitarbeiter. Schaffen Sie das Verständnis warum wer was tut und versuchen Sie Prozesse auf Zoll- und Exportanforderungen abzustimmen. Zeigen Sie Verständnis für beide Seiten und bringen Sie diese zusammen.

Zoll- und Exportkontrollklauseln in Lieferantenverträgen

Im grenzüberschreitenden Warenverkehr haben die deutschen Unternehmen bzw. Exporteure so manche Hürde zu nehmen. Die immer größere Bedeutung an Freihandels- und Präferenzabkommen, Sicherheit innerhalb der Lieferketten, sowie unsere Exportkontrollvorschriften lassen manches Unternehmen ins Schwitzen geraten.

Obwohl im Handel innerhalb der Europäischen Union der Grundsatz des freien Warenverkehrs gilt, sind besonders in diesen Geschäftsbeziehungen die Wichtigkeit der Warenursprungs- und Präferenzdaten (WUP), die Sicherstellung einer sicheren Lieferkette, sowie die aktuellen Gesetze der Exportkontrolle nicht zu vergessen.

Möchten wir unserer Produkte auf dem internationalen Markt, also ins Drittland außerhalb der EU verkaufen, sind ebenfalls WUP und Exportkontrollvorschriften zu beachten. Je nach Vereinbarungen mit dem Kunden und gewähltes Lieferland führt die Abwicklung eines Auftrages oftmals  zu sehr komplexen Fragestellungen:

  • Welchen handelspolitischen Ursprung besitzen  meine Produkte?
  • Besitzen meine Produkte einen positiven oder negativen Präferenzstatus?
  • Sind meine Produkte gelistet?
  • Sowie der Anteil von US Baugruppen im Endprodukt, sofern ihr Unternehmen oder das Produkt der RE-Exportbestimmungen der USA unterliegen.

Dies ist nur ein kleiner Auszug von Fragen, die innerhalb eines Auftrages auftreten können.  

In der Regel kann ein Unternehmen bzw. der Exporteur seine offenen Fragen nicht alleine beantworten und sollte seine Lieferanten frühzeitig mit einbeziehen.

Wer in seinen Lieferantenverträgen seine Bedürfnisse mit dem Lieferanten abstimmt, kann eine Menge Zeit und Geld bei der Auftragsabwicklung einsparen. Dies erfordert zudem ein gut funktionierendes Zoll- und Exportmanagement System, mit gut funktionierenden Abläufen und einer korrekten Dokumentation der übermittelten Informationen.

Die Vertragsklauseln können auf einem Vertragszusatz oder unter eigenständigen Rubriken mit einbezogen werden.

Was genau Sie von Ihrem Lieferanten fordern, hängt im Wesentlichen von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und Ihren Produkten ab, die Sie von Ihren Lieferanten beziehen.

Die Vertragsklauseln sollten, unserer Ansicht nach, so allgemeingültig wie möglich gehalten werden. Eine Klausel für alle Lieferanten! Ansonsten steigen Ihnen Ihre Einkäufer aufs Dach. Den man mag es nicht glauben, aber Zoll- und Exportkontrollklauseln sind immer noch ein unbekanntes Blatt und führen häufig zu Komplikationen in der Vertragsgestaltung.

Beispiel einer Vertragsklausel

Der Lieferant hat alle Anforderungen des anwendbaren nationalen und internationalen Zoll- und Außenwirtschaftsrechts zu erfüllen. Der Lieferant hat … spätestens zwei Wochen nach Bestellung sowie bei Änderungen unverzüglich alle Informationen und Daten schriftlich mitzuteilen, die zur Einhaltung des Zoll- und Außenwirtschaftsrechts bei Aus-, Ein- und Wiederausfuhr benötigt werden.

(1) Exportkontrolle
(1.1) Der Lieferant ist verpflichtet, gelistete Waren zu kennzeichnen und die Information, vor erster Lieferung, an das Unternehmen … weiterzugeben.
(1.2) Der Lieferant ist verpflichtet, …

(2) Warenursprung und Präferenzen
(2.1) Der Lieferant ist verpflichtet, für seine anzuliefernden Waren einen Ursprungsnachweis zu erbringen.
(2.2) Bei Lieferungen aus der EU ist das sowohl ein Präferenznachweis, als auch die Angabe des Landes des Handelsursprungs. Als Präferenznachweis dient die
Lieferantenerklärung.
(2.3) Als Ursprungsnachweis für Drittlandsware dient ein Ursprungszeugnis.
(2.4) …

(3) Angaben zu internationalen Sicherheitsinitativen
… ist als Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter (AEO) zertifiziert.

Aus diesem Grunde erklärt „Lieferant“, dass PRODUKTE, die für … produziert, gelagert, befördert, an … geliefert oder von … übernommen werden, an sicheren Betriebsstätten und an sicheren Umschlagsorten produziert, gelagert, be- oder verarbeitet und verladen werden.

Für das oben genannte Beispiel wird keine Haftung übernommen!

Schön und Gut, wir haben jetzt eine Vertragsklausel! Doch was tun wir, wenn der Lieferant die Klausel nicht akzeptiert? Z. B. weil er die Fragen nicht beantworten kann.

Das mangelnde Fachwissen im Bereich Zoll- und Außenwirtschaft sorgt häufig zu Komplikationen und Haare raufenden Rückfragen. Besonders innerhalb Unternehmen mit geringem oder gar keinem Exportgeschäft und unkritischen Produkten treffen Zoll- und Exportkontrollklauseln auf Unverständnis.

Nachfolgend finden Sie ein paar Tipps, die Ihnen Rückfragen und Komplikationen reduzieren:

  1. Schulen Sie Ihre Einkäufer oder diejenigen, die bei Ihnen für die Vertragsabschlüsse mit Ihren Lieferanten verantwortlich sind.
    Um so besser diese in die Materie und Notwendigkeit der geforderten Unterlagen und Informationen eingearbeitet sind, um so leichter können diese es Ihrem Vertragspartner übermitteln und erklären.
  2. Wenn notwendig, kommen Sie zu den Vertragsverhandlungen dazu und fragen Sie nach einem Kontakt im Zoll/Exportgeschäft des Lieferanten.
  3. Erstellen Sie ein Merkblatt für Ihre Lieferanten.
    Beschreiben Sie kurz und knapp was Sie fordern und verweisen Sie auf allgemeine Internetseiten wie z. B. Zoll.de oder das BAFA bzw. BIS bei US Waren.
  4. Versuchen Sie alle Informationen, die Sie vom Lieferanten bekommen transparent zu dokumentieren und zu speichern.
    So können neue Mitarbeiter sich besser orientieren und fragen Informationen nicht mehrmals an.

FAZIT:

Zoll- und Exportklauseln sind nicht zwingend notwendig, wenn für Sie keine besonderen Anforderungen bestehen. Wenn doch, ist es ratsam sich über zusätzliche Vertragsinhalte Gedanken zu machen. Diese Zusätze müssen nicht mehrere Seiten beinhalten, sondern kurz und knapp was Sie benötigen. Am besten schreiben Sie die Inhalte so unkompliziert wie möglich, so dass diese für jeden Lieferanten einsetzbar sind und zu so wenig Rückfragen wie möglich führen. Klären Sie im Vorfeld mit Ihren Lieferanten persönlich, ob diese Klauseln realisierbar sind. Helfen Sie Ihren Lieferanten, um die gewünschten Anforderungen zu erfüllen. Z. B. mit Merkblättern oder Fachauskünften von Ihrer Zollabteilung. Vereinfachen Sie sich und Ihren Mitarbeitern Ihre Abläufe und klären Sie im Vorfeld was für Zoll- und Exportunterlagen für Ihre Abwicklung benötigt werden.

 

Die wichtigsten Ursprungsnachweise des handelspolitischen Ursprungs auf einen Blick

Haben Sie immer wieder Probleme, die richtigen Ursprungsnachweise zu bekommen? Oder haben Sie Probleme bei der IHK, weil gewisse Ursprungsnachweise nicht anerkannt werden? Oder Fehlen Ihnen Ursprungsnachweise für einzelne Produkte, weil Sie nicht wissen was Sie von Ihrem Lieferanten anfordern können?

Wir möchten Ihnen eine kleine Auswahl der wichtigsten Ursprungsnachweise auflisten. Innerhalb dieser Liste könne Sie mit Ihren Lieferanten in Verhandlung treten und Ihre Abläufe Mittels Einführung neuer Ursprungsnachweise verbessern.

Oftmals sind gewisse Ursprungsnachweise bereits im Unternehmen vorhanden. Leider werden diese oftmals nicht genutzt, weil die Möglichkeit der Nutzung als Nachweis für den handelspolitischen Ursprung nicht bekannt ist.

Bitte vergessen Sie nicht, dass wir über den handelspolitischen Ursprung, NICHT den präferenziellen Ursprung, sprechen. Dieser hat nichts mit dem präferenziellen Ursprung zu tun.

Ursprungsnachweise für Waren mit EU Ursprung zwischen Handelspartnern innerhalb der EU

  1. Lieferantenerklärungen

für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft, die den Anforderungen der Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 zum Unionszollkodex entsprechen.

Die Lieferantenerklärung ist der bekannteste Nachweis für Waren mit EU Ursprung. Die Lieferantenerklärung kann, wenn in der Erklärung der handelspolitische Ursprung ausgewiesen ist, als Nachweis verwendet werden.

Lieferantenerklärungen mit einem negativen Präferenzstatus werden nicht anerkannt.

Lieferantenerklärungen mit einem positiven Kumulierungsvermerk werden nicht anerkannt.

Folgender Wortlaut muss angegeben sein:

Ursprungserzeugnisse der „Europäischen Gemeinschaft/Union“ und das einzelne EU-Ursprungsland, z. B. EEC/EU (DE)

  1. (Langzeit-) Erklärung IHK für den nichtpräferenziellen Ursprung nach dem UZK-IA

Die Erklärung IHK für den nichtpräferenziellen Ursprung ist das Gegenstück einer Lieferantenerklärung für den präferenziellen Ursprung. D. h., sind in Ihrer Lieferantenerklärung Produkte mit negativem Präferenzstatus enthalten, kann diese nicht als Ursprungsnachweis für Waren mit negativem Präferenzstatus verwenden werden. Sie müssen sich eine Erklärung IHK für den nichtpräferenziellen Ursprung ausstellen lassen. Diese kann, für EU Ursprungswaren, von Ihrem Lieferanten direkt ausgefüllt und unterzeichnet werden. Eine Unterschrift Ihrer zuständigen IHK ist nicht erforderlich.

WICHTIG:

Die oben genannte Erläuterung gilt nur für Produkte mit EU Ursprung. Diese Art der Anwendung kann nicht für Produkte mit Drittlandsursprung genutzt werden.

  1. Rechnungen, Lieferscheine und andere Geschäftspapiere

    von Herstellern in der europäischen Gemeinschaft, wenn sie erkennen lassen oder wenn auf andere Weise festgestellt wird, dass die Waren in deren eigenem Betrieb in der Europäischen Gemeinschaft hergestellt sind und den handelspolitischen Ursprung beinhalten.

  2. Zusätzlich können folgende Nachweise verwendet werden:

    – Ursprungszeugnisse
    – Rechnungen und andere Belege von Händlern, wenn darin der handelspolitische Ursprung der Waren von einer berechtigten Stelle für Ursprungszeugnisse ausdrücklich bescheinigt ist.

Ursprungsnachweise für Waren mit Drittlandsursprung

Alle oben genannten Ursprungsnachweise können ebenfalls für den Drittlandsursprung herangezogen werden. Sie müssen nur darauf achten, dass Sie korrekt ausgefüllt sind und für den jeweiligen Drittlandsursprung der richtige Nachweis bezogen wird.

  1. Lieferantenerklärungen im Warenverkehr mit der Türkei (Zollunionswaren)

    Zwischen der Europäischen Union/Gemeinschaft und der Türkei besteht eine Zollunion, was den freien Warenverkehr zwischen beiden Ländern gewährleistet. Sofern Ihr Lieferant einen TR Warenursprung garantieren kann, kann dieser eine Lieferantenerklärung als Ursprungsnachweis ausstellen. Hierbei kann es sich um eine Einzel- oder Langzeitlieferantenerklärung handeln, die wie innerhalb der EU, nur vom Lieferanten unterzeichnet werden muss.

WICHTIG:

Beachten Sie den korrekten Wortlaut der Lieferantenerklärung mit der Türkei. Klären Sie den genauen Wortlaut mit Ihrer zuständigen IHK.

  1. (Langzeit-) Erklärung IHK für den nichtpräferenziellen Ursprung

Innerhalb der EU kann die Ursprungseigenschaft von Waren mit Drittlandsursprung mit einer Lieferantenerklärung IHK für den nichtpräferenziellen Ursprung ausgewiesen werden. In diesem Fall muss die Erklärung von einer berechtigten Stelle, innerhalb der EU in der Regel von Ihrer zuständigen IHK, abgestempelt und unterzeichnet werden. Der Vorteil einer IHK-Erklärung für den nichtpräferenziellen Ursprung ist, dass die Erklärung bis zu zwei Jahre Gültigkeit hat. D. h. ein Ursprungszeugnis pro Lieferung entfällt, sofern der handelspolitische Ursprung einer Ware nicht regelmäßig geändert wird und eine IHK-Erklärung ausgestellt werden kann.

ACHTUNG:

Bitte klären Sie die IHK-Erklärung für den nichtpräferenziellen Ursprung mit Ihrer zuständigen IHK. Hier können die IHKs frei entscheiden, ob Sie diese Dokumente ausstellen und annehmen wollen.

  1. Ursprungszeugnis

Das Ursprungszeugnis ist das bekannteste Dokument zur Feststellung des handelspolitischen Ursprungs. Es wird für alle Waren pro Lieferung ausstellt und von einer im Land berechtigten Stelle unterzeichnet.

HERSTELLERERKLÄRUNG USA

Ursprungszeugnisse aus der USA werden oft nicht anerkannt, weil die Zeugnisse unterschrieben gekauft werden können und keine rechtsverbindliche Aussage über den handelspolitischen Ursprung zulassen. Aus diesem Grund wird meist eine HERSTELLERERKLÄRUNG gefordert.

Diese Erklärung muss folgenden Wortlaut beinhalten:
The undersigned hereby confirms that he is authorized to make the following Statement and further confirms that the following is true and correct: …
Declaration

I hereby certify that the following goods/the goods as per attched innvoice are of … origing.

Bitte klären Sie den genauen Inhalt und die Gültigkeitsdauer mit ihrer zuständigen IHK. In der Regel kann die Erklärung für ein ganzes Jahr oder pro Lieferung ausgestellt werden.

  1. Präferenznachweise

In der Regel dürfen Präferenznachweise als Nachweis für den handelspolitischen Ursprung verwendet werden. Hier können Sie folgende Belege verwenden: EUR.1, EUR-MED, Ursprungserklärungen, Ursprungserklärungen – MED, Ursprungszeugnis Form A

Präferenznachweise mit positivem Kumulierungsvermerk werden nicht anerkannt.

  1. Handelsrechnungen oder handelsübliche Belege

von Händlern oder drittländischen Herstellern, wenn der Ursprung der Waren eindeutig zuzuordnen ist und der Ursprung der Ware von einer Ausstellung von Ursprungszeugnissen berechtigte Stelle ausdrücklich bescheinigt wurde.

ACHTUNG:

Alle von mir angegebenen Ursprungsnachweise und deren Nutzung sind Vorschläge. Ihre täglichen Belange sollten auf Ihr Unternehmen abgestimmt sein und vorab in Zusammenarbeit mit Ihrer zuständigen IHK abgesprochen werden.  Wir übernehmen keine Haftung, da wir Ihnen nur Beispiele präsentieren und Ihr Unternehmen nicht kennen.

 

Exportkontrolltraining – Exportkontrolle erfolgreich vermitteln

Aller Anfang ist schwer, besonders wenn die Themen im Unternehmen nicht immer allen Beteiligten geläufig sind. Unsere Erfahrung zeigt, dass speziell in der Exportkontrolle die Notwendigkeit von Schulungen nicht gesehen wird. Exportkontrolle was ist das? Mit Exportkontrolle hat meine Abteilung nichts zu tun! Meine Aufgaben beinhalten keine Exportkontrolle! Kennen Sie diese Aussagen? Stoßen Sie hier an Widerstand und Ihre Grenzen? Mit diesem Beitrag möchten wir Ihnen einen kleinen Wegweiser für Ihre nächste Schulung an die Hand geben.

Zuerst sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

  1. WER soll geschult werden? Legen Sie die Zielgruppen bzw. die verantwortlichen Personen fest! Bestimmen Sie die Anzahl der Teilnehmer, ihre Positionen, Rollen und Aufgaben, sowie das Vorwissen je Schulungstermin.
  2. WAS soll geschult werden? Welches Ziel verfolgen Sie und welche Kompetenzen möchten Sie vermitteln!
  3. WIE soll geschult werden? Welchen Anbieter und welche Schulungsart wollen Sie wählen! Inhouse oder externe Schulungen?
  4. WANN und WIE OFT sollte geschult werden? Je nach Komplexität, Änderungen der Gesetzgebung und Fluktuation der Mitarbeiter, sollten Sie festlegen, wie oft geschult werden soll.

Die oben genannten Fragen sind nicht immer leicht zu beantworten. Oft erkennen Fachbereiche, Vorgesetzte und Mitarbeiter die Notwendigkeit einer Exportkontrollschulung nicht. Das liegt nicht an der Ignoranz des Themas, sondern an der Unwissenheit des Inhaltes der Exportkontrolle. Das liegt zum Teil daran, dass der Begriff „EXPORTKONTROLLE“ nicht widerspiegelt, was darunter zu verstehen ist. Aus diesem Grund wären die Begriffe, „Geschäftskontrolle“ oder eben „Trade Compliance“ besser geeignet.

Ist das Thema „Exportkontrolle“ und deren Inhalt geklärt, ist meist schnell herausgefunden „WER“ das Thema kennen, berücksichtigen und in seine Arbeit einbeziehen sollte.

Habe ich meinen Teilnehmerkreis definiert, kommen wir zum „WAS“ soll geschult werden. Welche Schulungsinhalte möchte ich vermitteln und sind für die einzelnen Mitarbeiter sinnvoll. Aus unserer Sicht ist es von Vorteil sich auf das wesentliche zu konzentrieren. D. h. schulen Sie Inhalte, die die Teilnehmer in Ihren täglichen Aufgaben betreffen.

TIPP:
Gehen Sie nicht nach dem Gießkannenprinzip vor 🙁 Die Komplexität des Themas „Exportkontrolle“ wird einem Individuum, in einer einheitlichen Schulung, nicht gerecht. Ohne es zu wollen hat man den Teilnehmern eine Masse an Informationen an den Kopf geknallt, mit dem der einzelne Mitarbeiter in seinem Tagesgeschäft nichts anfangen kann. Die Teilnehmer verlieren das Interesse und Sie die Chance die Exportkontrolle in das Tagesgeschäft als Routine einfließen zu lassen.

Am besten erstellen Sie sich einen Schulungsplan, mit einer kurzen Übersicht. Wer ist für welches Themengebiet  verantwortlich und benötigt welche Inhalte.

Ein Schulungsplan könnte wie folgt aussehen:

EK Gebiet Involvierte Abteilung Involvierte Funktion
Lieferantenprüfung Einkauf Anlage und Bearbeitung von Lieferantenstammdaten
Produktklassifizierung Produktionsmanagement Auswahl von Komponenten, Anlage von Materialstammdaten
Finanzdienstleister Finanzen Auswahl von Finanzdienstleistern speziell im Exportgeschäft

Anhand Ihrer Tabelle können Sie erkennen wer welche Themeninhalte benötigt. Somit sparen Sie Kosten und Zeit in der Umsetzung und Durchführung. Sie können die Gruppen klein und die Schulungsdauer gering halten, wenn Sie das Themengebiet auf die Funktionen einschränken.

BENEFIT: Sie wecken das Interesse der einzelnen Mitarbeiter. Geben Ihnen gezielte Vorgehensweisen und tagesaktuelle Beispiele an die Hand. Erstellen ihnen individuelle Übersichten und gewinnen Ihr Interesse. So schaffen Sie Exportkontrolle in das Bewusstsein jedes einzelnen Mitarbeiters.

Sicherlich sollten die Schulungen auch einen Gesamtüberblick über das Thema Exportkontrolle geben. Halten Sie sich kurz und steigen Sie schnell in die spezifischen Themen ein.

So kommen wir zum „WIE“ sollte die Schulung abgehalten werden? Externe Schulungen oder lieber doch einen Inhouse Trainer organisieren?

Fangen wir mit einer externen Schulung an. Wie bereits oben erläutert, reichen diese meist nicht aus. Der einzelne Mitarbeiter bekommt einen Gesamtüberblick über ein riesiges Thema, dass er für sich und seine Funktion nicht filtern kann. Externe Schulungen sind ein Anfang, um die Thematik kennenzulernen, gehen jedoch nicht ins Detail. Individuelle Geschäftsmodelle und -abläufe werden, in der Regel, nicht behandelt. Das eingehen auf unterschiedliche Unternehmensprogramme ist unmöglich. Aus diesem Grund sind externe Schulungen ein guter Anfang, die Thematik Exportkontrolle sollten jedoch im Detail je nach Mitarbeiter und Funktion noch einmal aufgegriffen werden.

Was gibt es an Alternativen?

Wir sind der Meinung, dass eine gute Inhouse Schulung, angepasst auf das Unternehmen, den größten Effekt mit sich bringt. In diesem Fall können Sie frei wählen, ob Sie das klassische System der Inhouse Schulung mit einem internen oder externen Trainer möchten oder Sie sich für ein neues Konzept „DAS WEBINAR“ entscheiden.

Vorteile eines WEBINARS liegen auf der Hand:

  1. Mitarbeiter können frei wählen, wann Sie die Schulung vornehmen möchten. Ausfälle bei Krankheit oder Zeitunterschiede spielen keine Rolle.
  2. Der Standort der Schulung ist für jeden Mitarbeiter frei wählbar. Egal ob Singapur, Deutschland oder Australien, die Schulung ist überall und zu jeder Zeit verfügbar.

Aus unserer Sicht sind Inhouse Schulungen im WEBINAR Konzept eine effektive und effiziente Methode Ihre Mitarbeiter zu schulen.

Was ist ein Webinar?

Ein klassisches Webinar läuft 1-1,5h. Ein Trainer präsentiert per Livestream die Themen. In der Regel werden als Hilfsmittel eine PowerPoint Folienpräsentation und eventuell live Systembeispiele angeboten. Die Mitarbeiter bekommen im Vorfeld einen Link zugeschickt und wählen sich zu einem bestimmten Zeitpunkt ein, um dem Livestream zu folgen. Im Anschluss haben sie die Möglichkeit Fragen einzureichen, die der Trainer live beantworten wird. Das Webinar kann aufgenommen und jederzeit erneuert abgespielt werden. Als Webinar ist das Exportkontrolltraining ein Onlinetraining und kann, falls vorhanden, in einem online Schulungssystem in der Firma integriert werden. Damit lässt sich die Teilnahme der Mitarbeiter nachverfolgen und für evtl. Audits belegen.

Nun fehlt uns noch das WANN und WIE OFT sie eine Exportkontrollschulung vornehmen sollten. Wir empfehlen jedem neuen Mitarbeiter eine kurze Einweisung in die Exportkontrolle zu geben, sofern dieser betroffen ist. Je nach Unternehmen und Exportkontrollthemen empfiehlt es sich mindestens einmal pro Jahr eine Schulung durchzuführen. Diese sollte dokumentiert und die Teilnehmer mit Namen festgehalten werden.

Fazit:

Exportkontrollschulungen sind ein wichtiges und gefragtes Thema. Denn nur geschulte Mitarbeiter, die ihre Verantwortung verstehen, tragen  zur Gewährleistung der Compliance im Unternehmen bei.

Ein guter Schulungsplan erleichtert dem Vorgesetzten und den Mitarbeitern herauszufinden, welche Schulungsthemen relevant sind.

Schulungsmaterialien sollten an dem Aufgabengebiet der Mitarbeiter angepasst sein. Insgesamt sollten Exportkontrollschulungen die Aufgaben des Unternehmens reflektieren.

Externe Schulungen sind hilfreich für den Einstieg und um sein Netzwerk zu erweitern.

Eine mögliche Alternative sind Inhouse Schulungen, in denen man individuell auf das Unternehmen eingehen kann. Passend zum Zeitgeist kann hier über ein online Webinar für Inhouse Schulungen nachgedacht werden.

Falls Sie Fragen oder Interesse an den Themen Schulungen oder Webinar  für Ihr Unternehmen haben, freuen wir uns auf Ihre Nachricht!

Kombinieren Sie das vereinfachte Verfahren für Ursprungszeugnisse (UZ) mit dem elektronischen Ursprungszeugnis (eUZ)

Liefern Sie in Länder, die ein Ursprungszeugnis für den Import verlangen? Haben Sie Kunden, die ein Ursprungszeugnis oder eine beglaubigte Handelsrechnung fordern? Dann ist das elektronische Ursprungszeugnis genau das Richtige für Sie.

Wussten Sie, dass die IHK (Industrie- und Handelskammer) ein vereinfachtes Verfahren für Ursprungszeugnisse unabhängig von eUZ anbietet? Dieses vereinfachte Verfahren in Kombination mit dem elektronischen UZ, bietet eine Menge Vorteile. Sie können Ihren Aufwand und die Durchlaufzeit auf ein Minimum  reduzieren, Kosten einsparen und Ihre Kundenzufriedenheit steigern.

Was ist das elektronische Ursprungszeugnis (eUZ)

Das Ursprungszeugnis ist eine öffentliche Urkunde und weist das Ursprungsland für Waren nach. Ursprungszeugnisse werden von Ihrer jeweiligen IHK beglaubigt. Mit der Online-Anwendung eUZ ermöglichen die IHKs den Unternehmen, Ursprungszeugnisse und Außenwirtschaftsdokumente via Internet zu beantragen.

Einsparung:

  • Post oder Botengänge werden eingespart
  • Die gesamte Kommunikation/Korrespondenz erfolgt online
  • Benötigte Dokumente zur Beantragung eines Ursprungszeugnisses können online beigefügt werden
  • Im Benutzerprofil können Vorlagen hinterlegt werden

Was ist das vereinfachtes Verfahren für Ursprungszeugnisse

Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit, ein vereinfachtes Verfahren in Form einer Nachweisbefreiung mit der IHK zu vereinbaren. Voraussetzung dafür ist unter anderem, dass eine lückenlose Ursprungsdokumentation des handelspolitischen Ursprungs im Unternehmen gewährleistet ist und die Mitarbeiter des Unternehmens über die notwendigen Sachkenntnisse verfügen.

Ihre IHK ist wie Ihr Unternehmen an schlanken Prozessen interessiert. Wenn Aufwand, Zeit und Geld reduziert werden kann und das auf beiden Seiten, können Sie Vereinfachungen, angepasst auf Ihr Unternehmen, vereinbaren. Voraussetzung ist: Sie benötigen vertrauenswürdige Prozesse, die den aktuellen Gesetzten folgen und fehlerfreie Abläufe garantieren. Im besten Fall mit einem Zollverantwortlichen, der Fachkenntnisse im Warenursprungs- und Präferenzrecht nachweisen kann.

Kombination des vereinfachten Verfahrens und des eUZs

Bei der online Beantragung von eUZ oder beglaubigten Handelsrechnungen muss der Antragsteller, soweit er nicht der Hersteller ist, einen Nachweis über den angegebenen Ursprung beifügen. Diese(r) Nachweis(e) wird/werden online erfasst und an Ihre IHK übermittelt.

Je nach Exportland, Kundenanfragen, sowie Anzahl der Positionen auf Ihrer Rechnung, kann der Aufwand für Ursprungszeugnis sehr hoch sein. Dieser Aufwand kann Mittels des vereinfachten Verfahrens und dem eUZ auf ein Minimum reduziert werden.

Beispiel:
In meinem Unternehmen lag die Anzahl der Rechnungspositionen zwischen 100 und 5000 Positionen pro Rechnung. Diese hohe Anzahl der Positionen verursachte eine Durchlaufzeit von 5-7 Werktagen.
1-2 Tage: Erstellen des UZs und Heraussuchen der benötigten Nachweise

1    Tag:   Botengang zur IHK
2-3 Tage: Überprüfung und Beglaubigung der IHK
1    Tag:   Botengang zum Unternehmen
Mittels dem vereinfachten Verfahren und dem eUZ konnten wir die Durchlaufzeit auf 1 Tag reduzieren.

Kombinieren Sie beide Verfahren! Erstellen Sie Ihre Ursprungszeugnisse online und nutzen Sie die Nachweisbefreiung. D. h. Sie beantragen online Ihr Ursprungszeugnis, ohne Nachweise zu übermitteln. Das Heraussuchen von Nachweisen, das manuelle Ausfüllen von UZs und der Zeitaufwand für die Botengänge entfallen.

Wie beantragen Sie beide Vereinfachungen?

eUZ

Für die Ausstellung von elektronischen Ursprungszeugnissen benötigen Sie eine IHK-Signaturkarte. Die Signaturkarten können bei Ihrer Industrie- und Handelskammern beantragt werden. Kontaktieren Sie Ihre IHK und informieren Sie sich direkt, wie Sie Ihre Signaturkarte beantragen können. In der Regel wird ein persönlicher Termin vereinbart, in dem das Verfahren und deren Beantragung erläutert wird. Es sind keine speziellen Voraussetzungen in Ihren Prozessen oder spezielles Fachwissen notwendig.

Vereinfachtes Verfahren für Ursprungszeugnisse

Der Erhalt der Nachweisbefreiung erfordert unter anderem die folgenden Voraussetzungen.

  1. Sie genießen das Vertrauen Ihrer IHK.
  2. Sie haben einen vertrauenswürdigen und fehlerfreien Prozess,
  3. der eine lückenlose Dokumentation des handelspolitischen Ursprungs gewährleistet.
  4. Sie besitzen Mitarbeiter, mit ausreichenden Fachkenntnissen im Warenursprungs- und Präferenzrecht.

In der Regel kommt die IHK, bei einer hohen Anzahl von Ursprungszeugnissen oder bei einem erhöhten Aufwand bei der Abwicklung, auf das entsprechende Unternehmen selbständig zu. Einen offiziellen Antrag kann man nicht stellen.

Um in den Genuss des vereinfachten Verfahrens zu gelangen, nehmen Sie Kontakt mit Ihrer IHK auf. Erklären Sie Ihre Situation und den Nutzen des vereinfachten Verfahrens. Die IHK wird Ihre Anfrage prüfen.

Wenn Ihr Unternehmen für das vereinfachte Verfahren für Ursprungszeugnisse infrage kommt, folgt in der Regel ein erstes persönliches Gespräch. In diesem Gespräch tragen Sie und die IHK Ihre Belange vor und klären die ersten Auflagen bzw. Bedingungen, um die Vereinfachung zu erhalten.

Im zweiten Schritt kann eine Probezeit folgen, in der Sie geprüft werden, ob Ihre Nachweise zu 100% vollständig und korrekt sind.

Im dritten Schritt erfolgt ein internes Audit, in dem Sie ihre Prozesse, Ihre Dokumentation des handelspolitischen Ursprungs und die Fachkenntnisse Ihrer Mitarbeiter vorstellen.

Zuletzt wird entschieden, ob Sie den Erlass der Nachweispflicht erhalten oder nicht. Wenn ja, werden die letzten Auflagen besprochen, so dass Sie und die IHK eine lückenlose Ursprungsdokumentation des handelspolitischen Ursprungs für Ihre Ursprungszeugnisse nachweisen können.

Vorteile

Die Vorteile die Sie bei Erreichung der beiden Vereinfachungen erlangen, liegen klar auf der Hand:

  • Sie erreichen einen gut funktionierenden Prozess für Ursprungsnachweise, der eine lückenlose Dokumentation gewährleistet und Fehler – die Aufwand verursachen – vermeidet.
  • Sie können sich Vorlagen anlegen.
  • Sie sparen den Aufwand für das Heraussuchen und Kopieren der Nachweise.
  • Sie sparen den Postweg oder Botengang.
  • Sie reduzieren Ihre Durchlaufzeit.

FAZIT: Sie schaffen eine höhere Kundenzufriedenheit.

Weitere Informationen finden Sie unter folgenden Links:

 

 

 

System Upgrade in der Exportkontrolle -Lessons schmerzhaft learned-

Tägliche Updates der Sanktionslisten, Einhaltung der Embargobestimmungen, Änderungen im EU und US Reexport Recht, die Überwachung von Im- und Exportregularien oder die Überprüfung bzw. Eingruppierung von Produkten in die Güterlisten: Jeder der in der Exportkontrolle arbeitet kennt diese tagesaktuellen Themen.  Ohne unterstützendes IT-System ist es schwer alle Regularien zu überwachen und ein effizientes Export Management System zu leben.

Mit Einführung eines IT-Systems erhofft man sich effektivere und effizientere Prozessabläufe. Sie helfen bei der Überwachung und Einhaltung von Regularien, Dokumentieren Exportkontrolldaten und helfen den betroffenen Mitarbeitern bei der Koordination der Prozesse und Einhaltung der aktuellen Gesetze. So wunderbar wie das klingt, darf der Aufwand für Aktualisierungen, die Trainings für Anwender und die Überwachung des Systems auf Richtigkeit nicht vergessen werden. Denn, nur wenn Technik und Anwender zusammen passen, funktioniert das System korrekt.

In diesem Beitrag möchten wir auf den zusätzlichen Aufwand der IT-Systeme eingehen, die oftmals übersehen oder vergessen werden. Hierzu gehören in erster Linie die Systemupgrades und die regelmäßige Aktualisierung der Sanktionslisten.

Welche Probleme oder Schwierigkeiten können bei einem Upgrade auftreten?

Sie haben ein neues Exportkontrollsystem eingeführt? Haben Sie dabei an die regelmäßigen Aktualisierungen und Einführung der neusten Versionen gedacht? Denn mit Einführung eines automatisierten Exportkontrollsystems sind, aufgrund der sich ändernden oder neuen Gesetzgebung, Aktualisierungen, Erweiterungen und System Upgrades notwendig.

Das heißt für Sie: Mit jedem System Upgrade beginnt ein neues (IT)-Projekt. Projekte verursachen Kosten und benötigen Ressourcen. Genau dieser Aufwand wird oft übersehen oder unterschätzt.

In vielen Unternehmen wird die alleinige Verantwortung der Upgrades an die IT Abteilung übergeben. Bei dieser Entscheidung wird die Weiterentwicklung und Anpassung an das Tagesgeschäft vergessen. Prozesserweiterungen und Abteilungsextras werden übersehen und von der initialen Einführung ausgegangen.

Kleinste Abweichungen in den Einstellungen ergeben gänzlich neue Gegebenheiten, die den Ablauf der aktuellen Prozesse erheblich beeinflussen. Im schlimmsten Fall bleiben, nach Aktivierung, alle Aufträge stehen. D. h. alle Aufträge werden gesperrt und können nur mit einer manuellen Freigabe zur Auslieferung angestoßen werden. Fehler an dieser Stelle führen zu Störungen im Tagesablauf und verhindern geregelte Prozessabläufe. Gehäufte Fehlermeldungen, nicht funktionierende Prozesse und Stillstand des Systems verursachen eine Flut an zusätzlichem, nicht geplanten, Aufwand. Meist zeigt sich dieser mit vermehrten Emails und Besprechungen im Nachgang, um vorangegangene Fehler, falsche Einstellungen und vergessene Prozesse zu beheben. Das kann definitiv im Vorfeld verhindert werden.

Was können Sie tun, um einen Reibungslostes Upgrade zu gewährleisten?

Legen sie sich von Anfang an, ab Einführung ihres Systems, Listen an und dokumentieren Sie

  • auftretende Probleme,
  • Prozesserweiterungen,
  • Abteilungsextras,
  • und Einstellungen.

Stellen Sie frühzeitig sicher, dass für jedes Upgrade genügend Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. Kommunizieren Sie den erwarteten Aufwand und ihre zeitliche Planung an ihren Vorgesetzten. Arbeiten Sie mit der IT zusammen und erstellen Sie ein Projektteam. Machen Sie nicht alles alleine, sondern beziehen Sie ihre Kollegen mit ein. Kommunizieren Sie Ihre Planung, Ihr Vorgehen und die Ergebnisse mit allen Beteiligten und Ihren Vorgesetzten. Der Erfolg eines guten Projektmanagers liegt in der Transparenz und Kommunikation seines Handelns.

Ihr Team sollte nicht nur aus Ihnen und der IT bestehen. Es bedarf ebenfalls Anwender der Fachabteilungen, die ihre Prozesserweiterungen und -extras kennen. 

Stellen Sie sich gemeinsam folgende Fragen:

  • Was haben wir seit Einführung / letztem Upgrade neu eingeführt. Denken Sie an neue Prozesse, Kunden-, Produktstammdaten, Schnittstellen zu z. B. externen Dienstleistern.
  • Was hat sich regulatorisch getan? Gibt es neue Länderlisten, neue Güterlisten, neue Gesetze, die im Nachgang mit aufgenommen wurden.
  • Gibt es „Extras“, die man für einzelne Standorte eingeführt hat? Wer benutzt diese?

Tragen Sie all diese Informationen zusammen. Fragen Sie die Anwender der Fachabteilungen wo es Abwicklungsprobleme gab oder im Moment gibt. Erfassen Sie alle Punkte, um keine Kleinigkeit zu vergessen.

Erstellen Sie sich eine Liste mit Testfällen oder nehmen Sie sich die alten Testfälle vor und beschreiben Sie diese neu. Fügen Sie neue Gegebenheiten hinzu. Versuchen Sie so viele Abwicklungsprozesse wie möglich abzudecken. Testen Sie gemeinsam und teilen Sie Ihre Ergebnisse untereinander. 

Mit einer transparenten und kommunikativen Zusammenarbeit schaffen Sie sich ein internes Netzwerk und fördern die Unternehmenskommunikation. Dies steigert Ihre Motivation und die Ihrer Kollegen und verringert Fehler innerhalb und nach dem Projekt.

In vielen Fällen sind ein Projektteam, sowie gemeinsame Testphasen nicht möglich. Das verhindert nicht den Erfolg Ihres Handelns. Kommunizieren Sie ihr Vorgehen an alle betroffenen Kollegen. Versuchen Sie sich mit ihren Kollegen regelmäßig auszutauschen und geben Sie Ideen, Lösungsansätze und neue Prozesse weiter. Teilen Sie ihre Ergebnisse und Erfolge. Z. B. in einem monatlichen Jour Fixe, gegebenenfalls mit Telefonkonferenz um andere Standorte mit einzubeziehen. 

Dokumentieren Sie alle Gegebenheiten während und in den ersten Tagen nach dem Upgrade. Halten Sie fest welche Prozesse und Abläufe gut liefen und aufkommende Probleme. Diese Dokumentation wird beim nächsten Upgrade Gold wert sein. 

Tipp:
Die Sanktionslistenprüfung ist ein heikles Konstrukt. Die Listeninhalte sind von geringer Qualität. Dies liegt nicht an den Listendienstleistern, sondern an den zur Verfügung gestellten Ursprungslisten. Hier bedarf es zusätzlicher Einstellungen in den Prüftools. Diese Einstellungen gehen gerne im Upgrade verloren. In diesem Fall kommt es zu tausenden falschen Treffern, die ihre Lieferungen sperren und manuell freigegeben werden müssen. Testen Sie in jedem Fall das Delta und halten Sie den Ist-Stand der Positiv/Negativlisten der Einstellungsmerkmale vor dem Upgrade, außerhalb des Systems, fest.

Gerne sprechen wir unsere Empfehlungen bezüglich der Prüftooleinstellungen aus. Sprechen Sie uns gerne an und wir bereiten diese individuell für Sie auf.

Fazit:

Ohne IT Systeme ist die Umsetzung der Exportkontrolle schwierig zu gewährleisten. Aufgrund von Neuerungen in der Gesetzgebung sind Erweiterungen und neue Versionen notwendig. Diese verursachen Aufwand. Nehmen Sie dies nicht auf die leichte Schulter. Fehler an dieser Stelle oder das Verschieben der Verantwortlichkeit auf die IT, führen zu Schwierigkeiten im Tagesgeschäft und stören die Prozessabläufe. Wir raten, arbeiten Sie von Anfang an mit den Fachbereichen zusammen, werden Sie mit den IT Kollegen ein Team und teilen Sie Ihr Wissen.  Halten Sie als Exportkontrollverantwortlicher nach und unterstützen Sie Ihre Kollegen. Eines wird es Ihnen mit Sicherheit bringen, ein gestärktes Netzwerk und motivierte Kollegen.

Ein Gedanke zum Schluss:  Stärken Sie nicht nur ihr internes Netzwerk, sondern fördern Sie Ihre externe Kommunikation und tauschen Sie sich mit ähnlichen Firmen aus. Wir freuen uns über Ihr Feedback und bringen Sie gerne mit anderen Firmen zusammen.